Запитання-відповіді: Електронна трудова книжка та е-лікарняний
1. Чи будуть відображатись в електронній трудовій книжці догани чи заохочення працівника?
- При оцифруванні трудової книжки особи, інформація про догани та заохочення вноситься як “інформація”. 
2. Чи видається керівником наказ або розпорядження про видачу трудової книжки на руки після сканування та передачі в Пенсійний фонд роботодавцем електронної трудової книжки?
- так, після сканування та передачі до Пенсійного фонду, трудова книжка видається на руки працівнику під підпис.
3. Чи буде розмежування основного місця роботи працівника та сумісництва в електронній трудовій книжці?
- при оцифруванні трудової книжки буде відображено розмежування місця роботи працівника за основним місцем роботи та сумісництвом (ознака “тип події”)
4. Яким чином скановані дані переводяться у цифровий формат і хто це повинен робити : працівник кадрової служби чи Пенсійний фонд?
1 варіант. Оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі сканованих копій документів, здійснюється відповідальною особою органу Пенсійного фонду України шляхом доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування інформацією, наявною в сканованих копіях документів.
2 варіант. На вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду, в кабінеті роботодавця, надана можливість для оцифрування (внесення) трудової книжки відповідальною особою кадрової служби роботодавця.
5. Як вносити інформацію в електронну трудову книжку відносно працівника, який вперше прийшов на роботу і не бажає, щоб йому заповнювали паперову трудову книжку?
- усі данні про трудові відносини обліковуються в електронній трудовій книжці на підставі звітності роботодавця щодо нарахування єдиного соціального внеску (з 2021 року квартальний звіт - Податковий розрахунок).
6. Який термін передачі трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб?
- Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» визначено п’ятирічний перехідний період для включення до Державного реєстру відомостей з паперових трудових книжок про трудову діяльність працівника. В першу чергу необхідно передати скан-копії трудових книжок працівників, які набувають право на пенсію.
7. Чи сканувати документи про освіту, про народження дітей, про службу в армії?
- за бажанням працівника, кадрова служба має можливість додати до звернення за типом «скан-копія трудової книжки» документи про освіту, народження дитини, службу в армії тощо.
8. Людина працювала за основним місцем роботи та за сумісництвом, була звільнена з основного місця роботи, але за сумісництвом її не оформили як основного працівника, як в такій ситуації буде нараховуватися пенсія?
Відповідно до Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” до працюючих пенсіонерів відносяться особи, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях, створених відповідно до законодавства України, незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, у фізичних осіб - підприємців, осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, та в інших фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або працюють на інших умовах, передбачених законодавством, або виконують роботи (надають послуги) на підприємствах, в установах, організаціях чи у фізичних осіб за договорами цивільно-правового характеру.
Враховуючи вище зазначене особа вважається працюючою.
Пенсіонерам, які працюють (провадять діяльність, пов’язану з отриманням доходу, що є базою нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування), після звільнення з роботи або припинення такої діяльності пенсія перераховується з урахуванням розміру прожиткового мінімуму для осіб, які втратили працездатність/мінімальної заробітної плати, визначених законом на дату звільнення з роботи або припинення такої діяльності.
9. Як оплачувати е-лікарняні сумісникам?
- для роботодавця сумісника формується копія е-лікарняного. З дня отримання страхувальником копії е-лікарняного в Особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України та набуття ним статусу «Готовий до сплати» кадри або інша відповідальна особа роботодавця визначає страховий стаж, для розміру допомоги. Далі інформація потрапляє до комісії (уповноваженого) із соціального страхування, яка призначає та оформлює своє рішення протоколом встановленої форми. Бухгалтерія здійснює розрахунок матеріального забезпечення на підставі лікарняного та рішення комісії із соціального страхування, формує заяву-розрахунок та надсилає її до органу Фонду соціального страхування.
10. Після звільнення працівника, в установу до оплати надійшов електронний лікарняний лист, який виданий після звільнення працівника. Які дії кадрової служби: чи потрібно комусь повідомляти, про те, що лікарняний не буде оплачуватися і, що людина захворіла після звільнення?
- Е-лікарняний формується на підставі звітності роботодавця. Отже, факт формування е-лікарняного, сформованого за період після звільнення працівника, свідчить про відсутність на момент формування е-лікарняного даних у звітності страхувальника про припинення відносин з даною особою. З питання вживання заходів у цьому випадку пропонуємо
Начальник Головного управління Олена СИЧУГОВА
Марина Сехіна 44 14 40
